Zur Vorbereitung des Projekts „Lernen vor Ort“ (LvO) wird 2009 in Trier eine Stabsstelle LvO mit einem Beschäftigungsumfang von 20 Prozent eingerichtet. Sie wird von der Stadt finanziert und ist direkt beim Oberbürgermeister (OB) angesiedelt. Sie ist durch den Leiter des städtischen Bildungs- und Medienzentrum – zu dem die VHS, Stadtbibliothek und Musikschule gehören – besetzt worden. Die Stabsstelle trägt während der Laufzeit 2010-2014 die Gesamtverantwortung für das Projekt LvO.
Zeitgleich mit Projektbeginn von LvO wurden 2010 alle bildungsrelevanten Ämter erstmals im Dezernat für Bildung, Jugend und Sport (Dezernat II) zusammengeführt, wodurch der Begriff des „Lebenslangen Lernens“ leichter in die Praxis umgesetzt werden konnte. Das Projekt LvO selbst ist in das Dezernat I eingegliedert und direkt dem Oberbürgermeister zugeordnet. Die Leitung der Stabsstelle LvO im Dezernat I ist gleichzeitig auch die Leitung des Bildungs- und Medienzentrums (BMZ) des Dezernats II. Die Personalunion von Stabsstelle und Leitung BMZ eine stellt die direkte Anbindung des LvO-Projektes an das Bildungsdezernat sicher.
Verwaltungsintern wurde ein Runder Tisch Verwaltung eingerichtet. In ihm sind alle städtischen Ämter über alle vier Dezernate, die mit dem Thema Bildung in Berührung kommen, zusammengefasst. Der Runde Tisch Verwaltung trifft sich unter Vorsitz des Oberbürgermeisters zweimal im Jahr und bespricht anlassbezogen ämterübergreifende Bildungsfragen, die von LvO vorbereitet werden.
Ein LvO-Lenkungsausschuss ist das zentrale Gremium des Projektes. Ebenfalls unter Oberbürgermeister-Vorsitz treffen sich hier die Personen mit Leitungsfunktion aus dem Bildungsbereich sowohl der Stadt als auch der Zivilgesellschaft: Oberbürgmeister, Bildungsdezernentin, Frauenbeauftragte der Stadt, die Hauptgeschäftsführer der beiden Kammern, die Präsidenten der beiden Hochschulen, der Geschäftsführer der Bundesagentur für Arbeit Trier, die Vorsitzende der Liga der Wohlfahrtspflege, der Geschäftsführer des Deutschen Gewerkschaftsbundes (regional), der Leiter der Schulbehörde des Landes sowie die Stabsstelle LvO und die Projektleitung.
Über diese Gremien hinaus wirkt das LvO-Projekt in erster Linie über von ihm angestoßene und begleitete Einzelprojekte in die Bildungslandschaft Trier und damit in die Zivilgesellschaft.